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诉讼档案数字化实践与思考
作者:王文婷  发布时间:2017-11-30 11:18:39 打印 字号: | |
  一、F法院诉讼档案数字化工作的基本情况

  随着人民法院信息化建设的不断推进,诉讼档案数字化工作在实现法院“互联网+审判”时代的地位日益重要。诉讼档案数字化工作不仅给法院自身档案管理带来便利,还能从更高层面上推动审判工作的公平、公正与公开。诉讼档案是人民法院的专业档案,也是法院档案中数量最多的一类。F法院充分利用科学技术的进步,诉讼档案数字化建设步伐不断加快。

  目前,F法院开展诉讼档案数字化的对象为新增诉讼档案,采用的方式是同步生成。该院的开展诉讼档案数字化依托法院三级专网平台,构建了3个体系:①档案利用体系,即:建立一体化的信息管理体系,会同软件公司,利用信息技术把诉讼档管理系统与网上办案系统相衔接,实现档案计算机管理系统与网上办案系统的融合,在技术上保证了电子卷宗与网上办案同步生成;在F法院内网上开辟诉讼档案查询通道,根据本院干警或当事人、律师申请,档案员参照纸质卷宗审批权限,经过批准,可在网上提供院内、院外借阅服务。②档案信息化标准体系。参照上级有关档案数字化、电子文件归档管理等技术规范标准,结合实际,分立案、刑事、民事、行政、审监、执行6大类,重新分别制定操作性强的正卷、副卷立卷标准24个。③档案信息安全保障体系。与软件公司及技术人员签订《保密协议》;建立档案数据备份。

  二、诉讼档案数字化过程中存在的问题

  第一,诉讼档案数字化成本较高、工作量大。为顺利开展诉讼档案数字化工作,F法院先后给每个部门配备一台扫描仪,给每名法官配备一名书记员。为了让书记员快速掌握制作电子卷宗,实行技术员上门对书记员进行“一对一”培训。由于诉讼档案基数大,案件增幅快,制作电子卷宗专业要求高,核对电子卷宗数量大。现有人员仅供勉强应付现有诉讼档案数字化工作。例如,F法院档案室仅一名档案员,远不足最高院规定的中院需要配备三名档案员。书记员流失,新接手人员缺乏系统培训,制作电子卷宗出现错传、漏传现象。

  第二,电子档案易于替换,难辩真伪,将产生不利法律效果。采用电子档案方式虽然方便存储,但在技术上存在很大漏洞,电子卷宗易于替换,缺乏十分有效的防伪技术。目前F法院开展诉讼档案数字化工作所使用的系统就存在这么一个漏洞。例如档案员在数字法院系统的“已签收”栏目里面签收的一个电子卷宗,系统就将这个案件的电子档案“复制”到电子档案系统里面去。档案员只能在电子档案系统的“入库档案”里面才能查找到这个案子的电子卷宗,看似这个案件的归档工作已经完成。然后,事实是,这个案件的承办法官依然可以在他的数字法院系统里面查看,点击“制作电子卷宗”就可以修改这个案件的电子卷宗。这个时候,这个案件就有两套电子档案。承办法官的数字法院有一套,档案室的电子档案系统有一套。

第三,电子档案容易泄密。诉讼档案中的副卷属于密级文件,有保密的需求,例如法官的阅卷笔录、合议庭庭审笔录以及涉及商业秘密、个人隐私的资料等均为不得或不宜向外部公开的档案,而法院技术处的技术人员又难具备满足上述档案数字化要求的技能,可能需要寻求外来专业人员的帮助。目前,F法院的电子卷宗主要以先扫描然后再上传系统来完成。书记员先将纸质卷宗扫描之后将图片保存在电脑里,然后再登陆系统将图片一张一张上传至系统。然而书记员制作完电子卷宗之后并不会及时将图片立刻删除,卷宗泄密也许就发生在顷刻之间。

  三、诉讼档案数字化建设对策

  第一,加大对诉讼档案数字化工作投入。一是加大财力投入。提高书记员待遇,将制作电子卷宗质量与书记员薪酬制度挂钩,实行奖惩制度,鼓励书记员按照要求及时制作高质量的电子卷宗;二是加大人力投入。从大专院校中招收档案专业毕业生,严格落实最高院要求配备专门档案员,充实档案员队伍。三是加大技术投入。从大专院校中招收计算机专业毕业生,充实技术处技术人才;与软件公司签订合作开发软件协议,法院就工作中发现的问题提出建议,与软件共同研发一套适用于法院系统的档案管理系统。

  第二,做好诉讼档案数字化的质量检查,加强数据的质量控制。重点做好数字化后的数据质量、图像质量检查工作,做到扫描后的文件图像保持档案的原貌,字迹清楚,无错扫、漏扫。对数字化前的档案要整理检查,使之原件完整、排序正确。档案员必须认真核对,实现纸质卷宗与电子卷宗一一对应。通过技术手段,使得通过电子档案系统打印出来的电子卷宗自动佩带电子档案系统水印,确保电子卷宗真实性。,

  第三,做好规范和安全保障工作。严格依照《中华人民共和国纸质档案数字化技术规范》等国家档案行业法规,规定本单位的《纸质档案数字化质量标准》等规章制度。加强档案数字化工作的安全管理,好数据管理,防止数据的丢失、破坏、被盗、更改,消除电磁辐射、非法下载复制、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏等不安全因素;对数字化人员进行不定期培训,督促他们及时删除扫描时保存在电脑中的卷宗图片。及时改进电子档案系统,早日实现数字法院系统的案件材料以“剪切”方式进入到电子法院系统,确保电子档案系统中电子卷宗的唯一性、不可变性。
责任编辑:高苑轩
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